辦公室咖啡機總持有成本：每杯成本怎麼算

總持有成本包含哪些項目

辦公室咖啡機的總持有成本，大致可以拆成五類。第一是機器本身，買斷時可依預計使用年限攤提，租用或方案供應則是每期費用。第二是主要耗材，膠囊機是膠囊，全自動機是咖啡豆。第三是周邊耗材，包括牛奶或奶類產品、杯具、攪拌棒與糖。第四是保養耗材，如除垢劑、濾水耗材與清潔用品。第五是維修與人力，包括故障送修、日常清潔與補貨所花的時間。前四項容易計算，第五項常被忽略，卻會影響不同機種的比較結果。

每杯成本的算法

每杯成本的概念很簡單：把一段期間內所有成本加總，除以這段期間提供的杯數。實務上可以分成兩部分計算。變動成本是每杯都會用到的東西，例如一顆膠囊、一個杯子、一支攪拌棒，直接用單價相加即可。固定成本是不隨杯數變動的支出，例如機器攤提、定期除垢與維修，將期間總額除以杯數。兩者相加，就是每杯成本。杯數越多，固定成本攤得越薄，這也是用量高的辦公室每杯成本通常較低的原因。

膠囊機與咖啡豆機的成本結構差異

膠囊機的特點是變動成本集中在膠囊，每杯份量固定、浪費少，日常清潔範圍小，人力成本較低。全自動咖啡豆機的咖啡豆每杯成本可能較有彈性，但清潔程序較多，奶泡系統需要每日清洗，保養耗材與人力投入也較高。哪一種較划算，沒有固定答案，要用自己公司的人數、杯數與管理能量代入計算。人數少、沒有專人管理的辦公室，常因人力與浪費較少而偏好膠囊；用量很大且有人負責的場所，則可能評估咖啡豆機。

用人數與杯數推估月用量

估算月用量時，先實際觀察一段時間的消耗，得出每人每天平均杯數，再乘以常駐人數與每月上班天數。導入初期若還沒有數據，可以先保守備料，運作兩三週後用實際消耗修正。口味比例也要記錄，例如美式、拿鐵與可可各佔多少，才能依比例備貨，避免某個口味斷貨、另一個口味堆積。

庫存與補貨點：不斷貨也不囤貨

有了月用量，就能設定補貨點：平均每日用量乘以到貨所需天數，再加上緩衝量。庫存低於補貨點就下單。膠囊與咖啡豆都有保存期限，請依包裝標示管理，存放在陰涼乾燥處並先進先出；咖啡豆開封後風味會逐漸變化，建議依用量選擇適當包裝大小。一次囤太多雖然看似省下叫貨次數，但若放到過期或風味變差，反而拉高每杯成本。完整的庫存管理原則，可參考耗材庫存管理。

可以省的地方與不能省的地方

可以省的地方包括：精簡口味數量、合併叫貨減少零散訂單、依用量選擇合適的機器台數、避免過期浪費。不能省的地方則是保養：跳過除垢或清潔，短期內看似省下保養耗材，長期可能造成出杯品質下降、故障增加，維修與停機的成本反而更高。同理，杯具與奶類的衛生品質也不宜為了節省而妥協，畢竟這是員工每天會接觸的福利。

一個簡化的試算範例

以下用抽象的方式說明試算步驟，讀者可自行代入數字。假設辦公室有若干名常駐同仁，實測每人每天平均喝一定杯數，每月上班天數固定，就能算出每月總杯數。接著把每杯的變動成本列出：一顆膠囊、一個杯子、一支攪拌棒，拿鐵另加奶類耗材，依口味比例加權平均。再把每月的固定成本加總：機器攤提或租金、除垢與清潔耗材、預估維修支出，除以每月總杯數。兩者相加，就是這間辦公室的每杯成本。之後只要人數或口味比例改變，就重新代入計算即可。

福利預算與耗材上限

當咖啡被定位為員工福利，就需要一個合理的預算框架。建議以每杯成本乘以預估杯數，作為年度咖啡耗材預算的基礎，並保留一定彈性應付人員增加或季節變化。若預算有限，可以從口味結構著手，例如以黑咖啡為主力、奶咖為輔，而不是限制杯數，這樣較不影響同仁的感受。預算執行時每月比對實際支出與杯數，若每杯成本明顯高於預期，就回頭檢查是否有過期報廢或耗材流失，及早修正。

另外，也可以把咖啡耗材與其他辦公耗材合併採購，例如與碳粉、紙張、清潔用品一起規劃叫貨週期，減少零散訂單與對帳次數，整體的行政成本也會隨之降低。

定期檢視，讓成本數字說話

建議每季檢視一次咖啡相關支出與杯數，計算每杯成本的變化。每杯成本上升時，可以檢查是否有過期報廢、口味結構改變或維修增加；用量明顯下降時，則可能是機器位置不便或故障未修。這套方法與本站印表機每頁成本與 TCO的思考完全一致，只是把「每頁」換成「每杯」。咖啡膠囊的長期備貨，也可參考咖啡膠囊供應與補給。