為什麼要把省碳粉當預設
辦公室列印成本主要來自兩塊：紙張與碳粉。很多公司花錢比價買便宜耗材，卻忽略了透過設定就能直接省下的部分。雙面列印可以把紙張用量幾乎砍半，省碳粉草稿模式則能明顯延長每支碳粉匣印出的張數。內部文件、草稿、參考資料其實不需要最高濃度，把這些設為預設，員工列印時無須每次手動調整，長期累積下來省下的成本相當可觀。關鍵是把它設成預設值，而不是靠每個人自律。
在驅動設定預設雙面列印
- 到電腦的裝置和印表機頁面，找到該印表機。
- 進入列印喜好設定或列印預設值，注意是設定預設值而非單次列印，這樣才會對所有列印生效。
- 在版面或完稿分頁中，把雙面列印開啟，並選擇長邊或短邊翻頁，一般直式文件選長邊翻頁。
- 儲存後，之後所有列印都會自動雙面，需要單面時再單次調整即可。
設定省碳粉與草稿模式
- 在同一個列印喜好設定中，找到列印品質或碳粉節省的選項。
- 開啟省碳粉或草稿模式，機器會以較少碳粉列印，字體仍清晰可讀，適合內部文件。
- 部分機種可調整列印濃度，把濃度略為調低也能省碳粉。
- 若是對外正式文件需要漂亮輸出，再於單次列印時切回一般或高品質模式。
機器面板的節能設定
除了驅動端，機器本身也有可以設定的省能項目。開啟睡眠或自動關機的待機時間，能在無人列印時降低耗電。有些事務機可設定定時開關機，配合上下班時間，避免整晚空轉。這些設定雖然省的是電費而非碳粉，但對整體營運成本同樣有幫助。
兼顧省成本與品質的平衡
省碳粉不是所有列印都適用。內部草稿、會議資料、參考文件用草稿雙面最划算；對外合約、報價單、行銷文件則建議維持一般品質單面或正式排版。把預設設為省碳粉雙面、需要時再單次提升品質，是最務實的做法。搭配品質穩定的相容碳粉，成本還能再往下降。要提醒的是，省碳粉模式下若字跡對某些用途太淡，可微調濃度找到平衡點。
把省成本設定落實到全公司
設定省碳粉與雙面只是第一步，要真正省到成本，關鍵在於讓全公司都照著做。最有效的方式是把預設值設好，讓員工不必特別操作就自然省，這比貼標語、口頭提醒都有用。若是網路共用機種，記得每台電腦都要各自設定一次預設，否則會有漏網之魚。除了列印設定，也可以搭配幾個習慣一起推：多頁資料先用預覽檢查，避免印錯重印；能用電子檔傳閱的就不印紙；把彩色列印權限限制在真正需要的文件，一般內部文件用黑白就好。管理者可以透過機器的列印計數或管理軟體，定期查看整體用量趨勢，找出列印量特別大的環節再進一步優化。耗材方面，搭配品質穩定、單張成本較低的相容碳粉，能在不犧牲品質的前提下再降一筆開銷。把設定、習慣與耗材三管齊下，辦公室的列印成本就能有感下降。上伊美供應各廠牌相容碳粉耗材並可協助設定辦公室省成本列印方案，需要時歡迎來電 (02)2733-0720 或加 LINE。