兩種共用方式的差別
要讓多台電腦印同一台印表機，主要有兩種架構。第一種是網路直連共用，也就是印表機本身接上網路，每台電腦各自透過 IP 直接連到印表機。第二種是主機分享，把印表機接在某一台電腦上，再由這台主機電腦把印表機分享出去給其他電腦。兩者最大的差別在於：網路直連不依賴任何一台電腦，只要印表機開著大家都能印；主機分享則必須那台主機電腦開機並保持開啟，其他電腦才印得出來。以穩定與管理來說，網路直連通常是首選。
網路直連共用的設定
- 先把印表機接上網路，並依前述做法設定固定 IP，避免 IP 變動導致全體離線。
- 在每一台要列印的電腦上，各自新增印表機，選擇網路或 IP 方式，輸入印表機的固定 IP。
- 系統會自動或提示安裝對應驅動，完成後各台電腦即可獨立列印。
- 這種方式沒有主機依賴，任何一台電腦關機都不影響其他人列印。
主機分享的設定
- 把印表機用 USB 接到指定的主機電腦，並在該電腦安裝好驅動、確認能正常列印。
- 在主機電腦的印表機內容中，開啟共用功能，並取一個容易辨識的共用名稱。
- 確認主機電腦與其他電腦在同一網路與同一工作群組。
- 在其他電腦新增印表機時，選擇網路上的共用印表機，找到主機分享出來的那台，連線並安裝驅動。
- 提醒：主機電腦必須保持開機，否則其他電腦會印不出來，這是主機分享最大的限制。
兩種方式怎麼選
如果印表機本身支援網路連線，強烈建議用網路直連，不必犧牲任何一台電腦當主機，也不會因為主機關機而全體停擺，維護最單純。只有在印表機沒有網路功能、只有 USB 介面時，才建議用主機分享，並把主機設定為不待機關機。另外若要更進階的管理，例如列印權限、用量統計，可再導入列印伺服器或管理軟體，但一般中小辦公室網路直連就很夠用。
共用後的管理建議
多人共用時，建議在驅動預設值統一設定雙面列印與省碳粉草稿模式，能明顯降低整體碳粉與紙張消耗。若某台電腦突然印不出來，先確認它填的 IP 是否正確、印表機是否離線。共用架構穩定後，耗材管理也更集中。
共用列印常見問題與擺放規劃
多人共用印表機時，除了架構本身，日常管理也有幾個要注意的地方。第一是擺放位置，共用機器最好放在動線方便、大家都好拿印件的地方，同時預留足夠空間放置備用紙張與碳粉，方便隨時補給。第二是紙匣管理，共用機列印量大，可善用多層紙匣分別放置不同尺寸或用途的紙張，減少換紙頻率。第三是故障處理的分工，建議指定一到兩位同仁負責基本排除，例如卡紙處理、補紙、換碳粉，避免小問題卡住整個辦公室的列印。第四是耗材集中採購，共用機的碳粉消耗較快，把它納入固定備料清單，設定安全庫存並提前補貨，就不會在忙碌時刻斷料。若列印量真的很大，也可評估導入負載較高、單張成本較低的機種，長期更划算。把共用環境規劃好，全辦公室的列印效率都會提升。上伊美供應各廠牌印表機與相容碳粉耗材，並可協助規劃辦公室共用列印，需要時歡迎撥 (02)2733-0720 或加 LINE。