操作教學更新於 2026-10-31
多功能事務機最常用的其實不是列印,而是掃描:把紙本掃進電腦、掃成 PDF 寄到 Email、或掃到公司共用資料夾。Xerox 與富士全錄的複合機功能完整,但設定邏輯和家用印表機不同,第一次設常卡住。這篇用通則把幾個最常用的掃描與網路設定講清楚。
家用印表機掃描,多半是在電腦端按「掃描」把影像拉進來。商用事務機則相反,通常是在機器面板上選目的地,把掃描檔「推」到指定的地方:推到某台電腦的共用資料夾、推到 Email、或推到 USB 隨身碟。理解這個方向差異很重要,因為它代表機器要先知道「目的地在哪」,所以才需要事先設定網路、資料夾路徑或郵件伺服器。
如果只是臨時要把紙本掃成檔案帶走,最快的是掃描到 USB。把隨身碟插進機器的 USB 孔,面板選「掃描到 USB」或類似選項,選好檔案格式(常用 PDF)、解析度與單雙面,掃完直接存到隨身碟。這個方式不用設定網路,臨時用最方便,適合還沒設定好共用資料夾時先應急。
要固定把掃描檔送進某台電腦,通常的做法是在那台電腦開一個「共用資料夾」,並在事務機裡建立一個指向這個資料夾的「位址」(有的介面叫範本或通訊錄項目)。設定時會用到:電腦的 IP 或電腦名稱、共用資料夾名稱、以及一組有權限寫入的帳號密碼。設好後,面板上就會多一個可以直接選的目的地,掃完自動存進那個資料夾。這段最常卡在權限:資料夾沒開共用、或帳號沒有寫入權限,就會掃描失敗。
掃描到 Email 是把掃描檔當附件直接寄出。機器要能寄信,必須先設定「寄件用的郵件伺服器(SMTP)」資訊:伺服器位址、埠號、以及寄件帳號與驗證。這些資訊通常要向公司的資訊人員或郵件服務商取得。設好之後,面板選掃描到 Email、輸入或從通訊錄選收件者,就能把 PDF 寄出去。常見卡關是 SMTP 驗證或埠號不對、或附件太大被郵件系統擋下,可調低解析度讓檔案小一點。
上面這些功能的前提,是事務機本身已正確連上公司網路、有一個穩定的 IP 位址。商用機多半建議設固定 IP(或由網管用 DHCP 保留),避免 IP 一變,先前設定的掃描目的地、電腦端的印表機連線全部失聯。設定 IP、子網路遮罩、閘道這些,可在機器面板的網路設定裡,或透過機器內建的網頁管理介面(在瀏覽器輸入機器 IP 進入)操作。網頁管理介面通常比在面板上點更好操作,通訊錄、掃描範本也多半能在那裡一次設好。
各機型的選單名稱與步驟略有差異,實際操作以機器面板與原廠手冊為準;企業導入時,建議由資訊人員統一規劃 IP、共用資料夾與郵件設定,使用者端就能一鍵掃描。
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最常見是權限問題:電腦的共用資料夾沒開啟共用,或設定用的帳號沒有寫入權限。另外電腦 IP 變動、或防火牆擋住也會失敗。建議電腦設固定 IP 或保留位址,並確認資料夾共用與帳號寫入權限都正確。
機器要能寄信,需先設定寄件用的郵件伺服器(SMTP)資訊:伺服器位址、埠號與寄件帳號驗證,這些通常要向資訊人員或郵件服務商取得。附件太大時可調低解析度讓檔案變小,避免被郵件系統擋下。
建議。商用事務機若 IP 一直變動,先前設好的掃描目的地和電腦端的連線會失聯。設固定 IP 或由網管用 DHCP 保留一個位址,整體會穩定很多。
可以先用掃描到 USB,把隨身碟插進機器、面板選掃描到 USB、選 PDF 格式掃完存走,完全不用設定網路,臨時應急最方便。
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