傳真設定前要準備的東西
事務機要能收發傳真，需要一條可用的電話線路。設定前先準備幾項資訊：申請好的傳真電話號碼、公司名稱與傳真標頭要顯示的資訊。要提醒的是，傳真走的是傳統電話線路，如果公司電話是透過網路電話或某些數位交換機轉接，傳真訊號有時會不穩，若遇到收發失敗，可先確認線路本身是不是純類比電話線。準備妥當後再開始接線與設定。
電話線接法
- 找到事務機背面標示為線路或電話線輸入的插孔，把牆上的電話線接到這個孔。
- 若同一條線路還要接一支話機，可把話機接到事務機標示為外接電話的插孔，讓傳真與電話共用一條線。
- 接好後拿起話機聽是否有撥號音，確認線路本身通暢。
基本設定
- 進入事務機的傳真或初始設定選單。
- 設定正確的日期與時間，這會顯示在你發出的傳真標頭上，也影響收件紀錄。
- 設定傳真標頭，填入公司名稱與傳真號碼，收件方會在紙張頂端看到這些資訊。
- 把常用的傳真對象加入位址簿或快速撥號，日後發送更快。
發送與接收設定
- 發送傳真：放上文件，輸入對方傳真號碼，或從位址簿選取，按下啟動即可送出。多頁文件用自動送稿器一次掃描發送。
- 接收模式是最關鍵的設定，常見有幾種：純傳真模式會自動接收所有來電為傳真；電話傳真自動切換模式會先判斷是語音還是傳真訊號再決定；手動模式則需人工按鍵接收。
- 純傳真辦公室建議設為自動接收，避免漏接；若同一線路電話與傳真共用，則設為自動切換或依響鈴次數切換。
常見問題與收發失敗排查
若一直發送失敗，先確認對方號碼正確、對方傳真機開著、以及自己線路有撥號音。若收不到傳真，檢查接收模式是否設對、紙匣是否有紙、碳粉是否用盡導致無法列印收到的內容。若線路是網路電話轉接導致訊號不穩，可嘗試調低傳真傳輸速度提升成功率。設定完成後，合約、訂單、對帳單的傳真收發都能順利進行。
省紙省碳粉的傳真管理技巧
傳真雖然方便，但若不管理也會默默消耗大量紙張與碳粉，尤其是收到廣告傳真時最浪費。有幾個實用做法可以省成本。第一是善用傳真預覽或記憶接收功能，讓收到的傳真先存在機器記憶中，由人在螢幕上先看內容，確認需要再列印，就能避免廣告傳真自動印一堆廢紙。第二是把常收發的往來對象加入位址簿，減少撥錯號重印的機會。第三是多頁傳真善用雙面列印，能把收件用紙減半。第四是定期整理位址簿與傳真紀錄，方便查核收發狀況、追蹤重要文件是否確實送達。若辦公室傳真量大，也可考慮搭配電腦傳真或轉寄成電子檔的功能，把收到的傳真直接轉成 PDF 存檔或寄到信箱，完全不印紙、既環保又好歸檔。把這些管理習慣建立起來，傳真的紙張與碳粉花費就能明顯下降，辦公環境也更整潔，不會被一疊疊沒人看的廣告傳真淹沒。上伊美服務各廠牌事務機並供應相容碳粉耗材，傳真設定若需協助，歡迎撥 (02)2733-0720 或加 LINE 詢問。